När ska denna rutin användas?
När Kundservice ska skicka fysiska brev (brev, blanketter, fakturakopior med mera).


I första hand ska Kundservice alltid hänvisa kunden till Mina sidor/Energikonto där kunden själv kan se sina fakturor.


Vilka typer av ärenden finns det?

  1. För fakturakopior
  2. För fysiska brev
  3. Hur du fyller i filen i Hjälplinjen

Rutin för respektive ärende


1. För fakturakopior 
Om fakturan ska skickas till fakturaadressen som finns i CAB ska denna rutin inte användas. Kopian ska då skickas via printleverantören, se rutin Fakturakopia.


Om kopian ska skickas till annan adress ska ni följa punkt 3. Hur du fyller i filen i Hjälplinjen längre ner i den här rutinen.



2. För fysiska brev 
Skriv ihop det som ska skickas till kunden. Använd dig av våra brevmallar (finns flertalet olika rutiner, sök på ordet "brev" i Kunskapsportalen för att hitta just den typen av brevmall du behöver)
När brevet är färdigt, ladda upp det i CAB som ett dokument. Följ rutinen Koppla dokument i CAB.
Status på ärendet ska vara Avslutat. Låt det ligga kvar på dig som ärendehanterare.
Fyll sedan i filen i Hjälplinjen som är beskrivet nedan där du kan ange ärendenumret som skapas i CAB när du laddat upp dokumentet

3. Hur du fyller i filen i Hjälplinjen

Fyll i Excel-dokumentet med relevant information. Detta hittar du i kanalen Hjälplinjen > Filer i Teams.



Det som ska fyllas i under respektive kolumn är:

  1. Rådgivare: Din Elin-signatur (börjar på x)
  2. Datum: Datum när du fick ärendet till dig
  3. Vad ska skickas: Är det en fakturakopia, fullmaktsblankett o.s.v.
  4. Kundnummer: Kundens kundnummer
  5. Adress: Viktigt att fylla i om t.ex. fakturakopia ska skicka till annan adress än fakturaadressen.
  6. Namn på mottagare: Vem ska brevet skickas till, C/O till exempel.
  7. Fakturanummer: Om aktuellt, vilket fakturanummer ska skickas.
  8. Kommentar om själva utskicket: Till exempel "Brev till kund", "Faktura till annan adress" eller "Flera fakturor, se logg i CAB för mer information".



Loggning:

Skapa en logg på kundbilden i CAB precis som du skulle gjort om du själv hade skickat brevet.


INVOICE-logg för fakturor

DOKIN-logg för vanligt Ellevio-brev (Brevmall ska finnas i rutin)

CUIN-logg för övriga brev så som till exempel skadeståndsblanketter, informationsblad på elmätaren m.m.


För fakturakopior: Kontrollera först om det går att skicka kopian via printleverantören