När ska denna rutin användas?

Hantering av utgående post (tredje passet) och statistik till Ellevio.


Viktigt att följa rutinen steg för steg.


Vilka typer av ärenden finns det?

  1. Skriva ut faktura
  2. Skriva ut övriga dokument
  3. Eskalera ärendet tillbaka till handläggare
  4. Statistik


Rutin för respektive ärende


1. Skriva ut faktura


  • Markera rätt faktura i CAB och klicka på knappen Fakturavisning
  • Välj att skriva ut fakturan från fakturavisningen på SecurePrint på RELBRSFILE01
  • Fyll i försättsbladet som finns längst ner i denna rutin med kundens namn och adress dit fakturan ska skickas.
  • Lägg fakturan i ett kuvert med Ellevios logga, sätt på ett porto-klistermärke. Kuvert och klistermärke finns i posthyllan på plan 3. Lägg brevet i utgående postfack.
  • Kontrollera att en ”INVOICE-logg” har gjorts i CAB, finns det ingen sådan så skapar du en logg att du har skickat en fakturakopia. Använd koden ”INVOICE” och titel ”Fakturakopia”

    Kom ihåg att radera samtliga kunduppgifter och ändra status till ”Hanterad” i Excel-filen när du har skrivit ut dokumentet.


2. Skriva ut övriga dokument


  • Öppna upp blanketten du ska skicka till kunden. Vanligast förekommande blanketter så som fullmakt och skadeståndsanspråk finns längst ner i denna rutin.
  • Välj att skriva ut dokumentet på SecurePrint på RELBRSFILE01
  • Fyll i försättsbladet som finns längst ner i denna rutin med kundens namn och adress dit dokumentet ska skickas.
  • Lägg dokumentet i ett kuvert med Ellevios logga, sätt på ett porto-klistermärke. Kuvert och klistermärke finns i posthyllan på plan 3.  Lägg brevet i utgående postfack.
  • Skapa en logg i CAB på att du har skickat ett dokument till kunden. Välj ärendehanteringskod ”CUIN” och lägg sedan till en anteckning där du fyller i vilken typ av dokument du har skickat.

    Kom ihåg att radera samtliga kunduppgifter och ändra status till ”Hanterad” i Excel-filen när du har skrivit ut dokumentet.


3. Eskalera ärendet tillbaka till handläggare


  • Om du observerar att en utskrift inte är befogad eller om det saknas information om vad som ska skickas, skriv till personen som står som rådgivare för ärendet på Teams.
  • Ändra status till ”tillbaka till rådgivaren” så får rådgivaren kontrollera informationen och komplettera med ny/ytterligare information. 
  • Om ett brev felaktigt har lagts över så läggs det tillbaka till föregående rådgivare och markera ärendet som "Ej hanterat" (exempelvis: utskick går att göra via Printleverantör via CAB)
    Avsluta med att meddela personen som står som rådgivare för ärendet på Teams att ingen hantering har gjorts.

    Kom ihåg att radera samtliga kunduppgifter när du markerat ärendet som "Ej hanterat"


4. Statistik


Den sista varje månad ska en statistikfil med en summering på varje brevtyp skickas via email till pia.josefsson@ellevio.se
I ämnesraden ska det stå ”Statistik, månad och år” t ex ”Statistik Mars 2024”. Hela filen skickas, även för de äldre månaderna. 

Filen som Ellevio ska ha ser ut så här, så man klipper ut den info som Ellevio ska ha och sparar den infon som tillhör Releasy.